Faut-il rendre public la comptabilité des GN ?

[Nathan]

Je pense que le mieux est encore de faire le tour des comptes en expliquant à tout le monde comment l'argent de l'association est utiliser quitte à y passer 30 minutes lors de l'AG.

C'est ce qui est fait dans mon association de Kendo et même si c'est chiant ça permet une bonne compréhension de la part de tout le monde.

[Graziella]

Je ne vois pas trop où est la polémique dans le sens où si tu es adhérent tu es libre de demander les comptes de l'association.
Quand tu es un trésorier, tu dois présenter le budget au CA et le présenter aux adhérents et le faire voter à l'AG.
Si l'association n'est pas en mesure de répondre, c'est elle qui est suspecte pas celui qui demande.

En ce qui concerne le budget d'un GN qui est qu'une partie du budget de l'asso (exemple de Thanos avec leur local qui doit être une bonne part de leur budget annuel) :
Une initiative que nous allons sûrement reprendre pour nos prochains est de faire comme Coryphée, c'est à dire publier un camembert avec la répartition du budget sur le GN mis à l'accueil.
Ca permet aussi aux orgas, aux pnj, petites mains et aux pj de savoir comment le budget d'un GN a été réparti.
Un camembert c'est plus parlant qu'un tableau excell indigeste.

[josef]

Une initiative que nous allons sûrement reprendre pour nos prochains est de faire comme Coryphée, c'est à dire publier un camembert avec la répartition du budget sur le GN mis à l'accueil.
Ca permet aussi aux orgas, aux pnj, petites mains et aux pj de savoir comment le budget d'un GN a été réparti.
Un camembert c'est plus parlant qu'un tableau excell indigeste.

Parfaitement d'accord !

[Sam]

Chez Coryphée, on a décidé d'être transparents sur les budgets, d'où le petit camembert.

En effet, on fait des GN plutôt chers et on avait beau expliquer pourquoi, certains GNistes étaient rebutés sur le principe.

Du coup, on montre dorénavant comment le budget est réparti. La démarche a été très bien accueillie.

[MoZ]

Je pensais que les frais de fonctionnement de l'asso (typiquement local et assurance) devaient être couverts par les cotisations et que si bénéfice sur les PAF d'un jeu il y avait il fallait le réinjecter dans les autres événements organisés par l'asso. Je dis ça, mais j'en sais rien. Disons que ça me paraîtrait un fonctionnement logique.

Lucie : je crois que la gestion financière d'une association type loi 1901 est globalement libre, dans la mesure où elle reste non lucrative à savoir que les éventuels bénéfices ne sont pas redistribués à des personnes physiques ou morales. Cette liberté permet d'ailleurs à une association d'investir dans du matériel.

Chez Clepsydre, nous fonctionnons avec évidemment un budget par évènement plus un budget annuel. Pourtant nous ne demandons pas de cotisation. Il y a simplement un poste dans chaque évènement qui correspond à une contribution au budget annuel et qui sert à financer le local, l'assurance, etc. Et puis, ce n'est pas un gros mot, nous avons amassé suffisamment de bénéfices afin de pouvoir, en cas de catastrophe nous poussant à annuler un GN à la dernière heure, rembourser tous les participants sans y mettre de notre poche.

Ça nous donne de la souplesse, et ça nous permet d'étaler certaines choses. Par exemple, sur un prochain jeu que nous avons prévu d'organiser plusieurs fois, nous avons besoin d'investir dans du matériel qui servira à chaque session. Que faire ? Faire payer plus cher la première PAF pour couvrir l'investissement et moins chère les suivantes ? Pas très cool pour les premiers joueurs. Faire payer cher la première session pour couvrir l'investissement et se mettre dans la poche (de l'asso) les bénefs des suivantes ? Pourquoi pas, mais pas en ligne avec notre politique de proposer des GNs qui soient le moins cher possible. Nous avons donc fait prendre l'investissement en charge par le budget annuel, que nous remboursons sur un certain nombre de sessions.

En ce qui concerne la transparence, aucun souci. Néanmoins, en 25 ans et environ 80 GNs rassemblant de 40 à 250 joueurs, aucun participant n'a jamais demandé à connaître le budget... Mais ptet qu'avec l'expansion de machins comme Kondirien et l'arrivée des hordes de paladins avec glacières ça va changer...

[kilourh]

Bon j'allais globalement dire la même chose que Moz en ce qui concerne la gestion d'un budget dans une association. On fait en gros un peu ce qu'on veut, dans la mesure où les bénéfices sont réinjectés dans l'association, soit par l'achat de matos, soit par un loyer à payer, soit payer la bouffe pour l'AG etc.

Et pour info, chez RAJR, le compte rendu de l'AG 2014 est disponible sur notre site internet. Il y a la partie budget, qui est simplifié. Il y a une ligne par GN avec les bénéfices qu'on a fait dessus (ou les pertes, plus rares, car on est trop des pros de la gestion ) et bien sûr les frais que doit gérer l'association en dehors des GN. Il y a effectivement le local (1440 euros en tout), mais également les assurances, les faux frais bureautique, l'adhésion à la fédégn etc. Cela représente pour RAJR un budget de 1800 euros environ, qu'il faut réussir à couvrir.

Nous sommes dans notre local depuis octobre 2012, et en 2013, ne connaissant pas l'avenir de l'association, nous n'avons investit dans rien d'autre. Cette année, comme nous avons assez bien gérer, on envisage d'investir dans du matos, mais sinon, la plupart du temps, le matos est acheté sur le budget des GN. Nous avons par exemple investit dans de la vaisselle, des verres, des assiettes, car on fait de plus en plus de jeu où on doit avoir une belle table. Cet investissement s'est fait sur deux GN.

Et pour la gestion même des budgets des GN, pour les nouveaux jeux (car on fait pas mal de petits formats à plusieurs éditions), on vote le budget en CA. Donc même si les orgas sont libres de gérer leur budget comme ils veulent, ils doivent quand même accepter certaines règles inhérentes à notre association.

Et pour les joueurs, outre le fait qu'ils peuvent voir le Compte rendu de l'AG, ils sont de facto membres de l'association, et sont donc conviés à l'AG de l'année suivante, faisant le bilan budgétaire de l'année. Même si sur le compte rendu, on est succinct, ils peuvent très bien demander le détail.

Mais comme Moz, après 30 ans d'organisation, je n'ai pas l'impression qu'un seul joueur nous a demandé le budget d'un GN. Après, je ne suis dans l'asso que depuis 5 ans, donc ça a pu peut-être quand même arriver...

[lucieXperience]

Le truc c'est qu'à mon avis, on demande à voir le budget d'un jeu quand on sent que la gestion a été faite n'importe comment. Et quand il y a mauvaise gestion, il n'y a en général pas transparence (pas nécessairement par malhonnêteté mais parce que les gens sont des branques).

[Sam]

Je pensais que les frais de fonctionnement de l'asso (typiquement local et assurance) devaient être couverts par les cotisations et que si bénéfice sur les PAF d'un jeu il y avait il fallait le réinjecter dans les autres événements organisés par l'asso

En Suisse, c'est le cas. Le droit associatif est très "libéral" (lire peu contraignant) et donc tu peux faire les bénéfs que tu veux du moment qu'ils sont réinvestis dans les activités ultérieures de l'asso. En théorie, les comptes sont publiques (car les AG ordinaires sont publiques) mais dans la pratique ce sont toujours uniquement les membres des associations qui les consultent.

En ce qui concerne la transparence, je suis comme Lucie, je pense que c'est un truc important qui peut éviter certaines suspicions, mais surtout, au niveau informatif, c'est bien de montrer aux joueur comment l'argent qu'ils ont donnés a été affecté aux différents postes du budget du GN (location du site, scénographie, bouffe, location transport, etc...).

Chez Coryphée, pour payer le local, on participe à des marchés médiévaux, on organise des events pour des entreprises et les membres paient une coti. Mais on n'impacte pas ça sur le budget de nos GN.

Pour acheter du matos, on procède au cas par cas et on l'incorpore dans le budget du GN qui nécessite le ou les achats.

[Pégase]

Pour moi, la transparence, c'est bien (en détaillant chaque GN et pas seulement la présentation des comptes de l'année) : ça donne une idée de l'organisation nécessaire. Pour de futurs organisateurs, voir la proportion du budget investi dans tel ou tel domaine aide à savoir comment organiser son propre jeu.

[Lord Pepper]

Cette discussion m'avait échappée ! Pour une fois que je peux intervenir, j'en profite

Une asso n'est nullement obligée de justifier de ses comptes auprès de ses adhérents au cours d'une AG annuelle. Vous savez quoi ? Une asso n'est nullement obligé de tenir une AG annuelle ! En fait, elle n'est nullement obligé de tenir des AG tout court (à part celle de création et celle de dissolution, et, éventuellement, dans quelques cas de modifications statutaires, et encore). Elle n 'est pas non plus obligé d'avoir des représentants élus, ou à mandat défini, ou un CA, ou tout ce genre de trucs et de machins bizarres que vous vous imposez

Deux représentants majeurs, une adresse physique, des statuts déposés. That's all !